Электронная почта, email

Я говорю про электронную почту, про электропочту. То, что последние годы стало отнимать у меня много времени. Странно, но когда я заканчивал университет, я практически не пользовался email, а когда появились Одноклассники, Вконтакте, (да и ICQ активно использовал), думал "и не придется".

А оказывается, я просто работал в таком месте, что почта особо не нужна была. Потом я убедился, что почтой все активно пользуются. И я даже думаю, что социальные сети могут умереть, а электронная почта будет всегда. Ведь это, на самом деле, самый удобный способ поддержания связи в сети, особенно по работе, в бизнесе.

Через почту находят клиентов, через почту продают товары на огромные суммы денег. Через почту компании поддерживают связь с клиентами и напоминают о себе. Почта всегда нужна, чтобы зарегистрироваться на каком-нибудь сервисе и т.п.

НО! Электронная почта - это то, что отнимает кучу времени. Горы спама забивают почтовые ящики, всякие рассылки, уведомления. Общение с клиентами. А у кого-то пустой ящик, но он все равно проверяет его каждые 5 минут, чтобы не пропустить письмо от важного клиента. А кто-то должен это делать, т.к. у него работа строится на оперативном реагировании на запросы клиентов (например, служба поддержки какого-нибудь сервиса, банка)

Я научился со временем эффективно работать с почтой. Ставил даже какие-то расширения, но потом все равно удалил. Т.к. это все усложняет, не смотря на свое предназначение. Единственная проблема, которая у меня осталась, это подробные ответы. Я часто слишком подробно отвечаю. Вот только что, на ответ клиенту ушло 20 минут, причем предмет обсуждения представляет собой действие на пару минут.

Ладно, сейчас моя система работы с почтой выглядит вот так:

• В папке Входящие всегда должно быть пусто. С письмо можно сделать 3 действия: Удалить, Отправить в папку Архив, Либо в папку Выполнить


• Удаляются все письма не представляющие ценности. В основном это спам


• В Архив отправляются различные уведомления о платежах, регистрациях и т.п. Деловая переписка тоже находится в архиве.


• В папку Выполнить я складываю все письма, которые требуют каких-то действий. Можно сказать, что это мой 2й TODO лист (задачи). Т.к. основной список задач я веду в Evernote


• Самую важную информацию перенаправляю в Evernote


• Поиск нужного письма происходит через "Поиск". Систему ярлыков и папок вводил, но мне показалось это неудобным и громоздким.


• Стараюсь проверять почту не больше 2 раз день. Например, в начале рабочего дня и в конце.

Самое важное правило работы с электронной почтой

Если вы пишете кому-то письмо - всегда заполняйте поле "Тема". Причем делайте это осмысленно. Если вы ведете переписку с одним человеком по разным вопросам, отвечайте в письме с подходящей темой.

Например, отправляете какой-то файл, напишите в теме название файла или кратко о нем. Потом ведь все копаются в письмах без темы, либо с темой "Re: Без темы", и пытаются найти счета, договора и т.п.